Skartace a archivace

Archivace dat, jak už jsem zmínil v článku o skartaci, se skartací velice souvisí. Sama o sobě může být archivace samozřejmě i o něčem úplně jiném, ale my se budeme bavit o případech, ve kterých ji využíváme právě v souvislosti se skartací. První případ, kdy data nejdříve archivujeme je ten, když ještě nevíme, jestli ty data nebudeme ještě někdy potřebovat. Pak je samozřejmě lepší si je ještě pro jistotu na nějakou dobu před skartací uložit. V tomhle případě je to vítaně na nás a v nejhorším případě je můžeme nakonec skartovat rovnou. Ten druhý případ je ale dost odlišný. Určitě jste už slyšeli pojem „skartační lhůta“.

 

Dokumenty, kterých se tato skartační lhůta týká, musíme mít v jejím průběhu zarchivované. Po tuto dobu od chvíle, co je označíte za již nepoužitelné a nepotřebné totiž ještě nemůže být provedena skartace. Přesněji řečeno ta doba se počítá až od prvního dne následujícího roku. Většinou trvá třeba 10 let. V žádném případě nelze nijak zkrátit, ale v některých případech lze prodloužit.



 

Archivace bývá problémem velkého množství firem. Hlavním a největším důvodem je samozřejmě místo. Jen málokdo má dostatek místa na uchovávání všech dokumentů. Hlavně je to asi tak, že čím větší společnost je, tím více místa si může dovolit, ale také tím více místa potřebuje. Dalším problémem je ten, že když chcete mít ve všem pořádek, tak musíte archiv udržovat a vše pečlivě ukládat a také mít vše označené, aby to bylo přehledné.

 

V archivu se dokumenty označují většinou třemi písmenky. Tato písmenka nám ukazují, co se s dokumentem bude dít. Písmenko A značí, že se dokument bude archivovat, písmenko S značí, že se dokument bude skartovat a písmenko V značí volbu, tedy že se o dokumentu musí teprve rozhodnout, co s ním bude.

 

Další informace na téma skartace, archivace.

Copyright (c) 2013  REISSWOLF